コロナ禍でのPTA活動

「PTA改革」にも様々なものがありますが、IT化を進めることで役員の負担が軽減できると考えたのが、世田谷区立玉川小学校PTAの小林会長です。都小Pが展開しているPTA支援事業を活用することで、オンラインでの作業効率が格段に上がり、時間の制約に悩まされることが減りました。

・改革のきっかけ

玉川小のPTA役員は総勢15人。共働きや介護などで時間の制約が増え、以前のように「空いた時間」でPTA活動をすることが難しくなっていることもあり、これまで通りの活動を続けることが困難になっていました。役員の負担を軽減すべく、活動内容の改革に着手。「PTA活動に時間を割ける人が、年々少なくなってきている。多くの単Pが同じ課題を抱えていると思う。私達の改革が少しでも参考になれば」と小林会長。

・IT化で負担を軽減

始めに取り掛かったのがIT環境の整備。都小Pが展開しているPTA支援事業を活用し、Zoom、Wi-Fi、Google Workspaceを導入。さらにLINEワークスの試験的導入も開始しました。
「IT化を進めるにあたり、”あったらいいね”を形にしてくれたのが都小Pの支援事業。整いつつある環境を、いかにうまく活用していくかが今後の目標」とのこと。

コロナ禍以前は年12回以上開いていたという役員会や定例会は、Zoomを活用することで、それぞれ年3回程度まで激減。オンラインを活用することで、中止や延期を回避でき、「いつでも会える場所」として活用できるようになりました。
役員会を減らすための取り組みとして、サイボウズを導入。掲示板を活用することで、役員会決議から、ちょっとした質問にいたるまでカバーできているそうです。

おたよりなどの文書管理は、すべてテンプレート化。配布したものも含め、サイボウズにファイル保管しています。PTAガイドブックもデザインを一新。玉川小PTAのホームページに公開し、いつでも閲覧できるようにしました。
PTAからのお知らせは、世田谷区の保護者連絡システム「すぐーる」を活用して配信。これまで保護者会で口頭で伝えていた「役員からのお知らせ」も廃止し、さらなる負担軽減につなげました。

IT化を進めることで役員の負担が減り、余裕を持って動くことができるようになりました。
議事録は、各役員がそれぞれの発言内容をweb上で書き込んでいき、最後に書記が整えるという仕組みに変えました。以前のように、子供を寝かしつけた後に夜中まで作業するということがなくなり、時間にも気持ちにも余裕ができたといいます。

・委員会を一部休止

現在、玉川小には「IT委員会」をはじめ9つの委員会がありますが、令和4年度は研修委員会とリサイクル委員会の活動の休止を決めました。コロナ禍で、大人数で集まって作業することが難しくなったからです。今後、感染状況が改善すれば順次再開を検討していきます。「思い切って休止を決めたことで、イベントなどの中止や延期の心配をしなくて良くなり、精神的な負担も減った。慣例にとらわれず、状況に応じて適切な選択をしていくことが大切だと実感した」と小林会長。

・今後の課題

役員の負担を軽減できたことも含め、PTA活動をどのようにPRしていくかが課題の1つ。
「面倒、負担が大きいという従来のイメージが定着したままで、人が集まりにくい状況を打開したい。学校で開かれる、保護者が多く参加するイベント(ファミリーデーなど)でも、活動をPRしていければ」。

(後日談)
役員会の決定で、来年度からLINEワークスを正式に導入することになりました。同時にPTAのサークルとして「インターナショナルファミリーサークル」を発足し、学校やPTAからの日本語の連絡事項にお困りの外国人のご家庭の方を中心に集い情報交換や交流を目的としたサークルです。LINEワークスだと、翻訳機能があるので、そのサークルにも大活躍です。

 

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